O czym i jak pisać, żeby Cię czytali? Komunikacja wewnętrzna dla początkujących.

Pisanie postów w sposób przystępny i angażujący to klucz do skutecznej komunikacji, zarówno w świecie mediów społecznościowych, jak i platform wewnętrznych w firmach. Choć nie ma uniwersalnego przepisu na idealny post, istnieją pewne strategie, które pomagają przyciągnąć uwagę odbiorców oraz zachęcić ich do interakcji. Podzielę się z Wami kilkoma sprawdzonymi tipami, których nauczyłam się w trakcie mojej pracy w dziale Employer Brandingu w Speednet przez ostatnie trzy lata.

Komunikacja wewnętrzna – brzmi jak nudne hasło z podręcznika zarządzania, ale prawda jest taka, że jest to kluczowy element udanej współpracy w każdej organizacji. Jeśli chcesz, żeby działała jak dobrze naoliwiona maszyna, musisz zrozumieć, jak efektywnie przekazywać informacje wewnątrz zespołów i między nimi. Firma to nie tylko logo i biuro z ładnym widokiem – to ludzie! Dlatego właśnie warto stawiać na tworzenie komunikacji wewnętrznej, która nie tylko przekazuje komunikaty, ale także buduje zaangażowanie i rozwija firmową społeczność. 

Współcześnie do dyspozycji jest wiele narzędzi, takich jak Microsoft Teams, Slack czy Google Chat, jednak wybór odpowiednich środków zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar przedsiębiorstwa, struktura organizacyjna czy profil działalności. Platformy komunikacyjne nie tylko ułatwiają delegowanie zadań, ale przede wszystkim wpływają na lepszy przepływ informacji między pracownikami. Jest to szczególnie przydatne w firmach, gdzie specjaliści są zaangażowani w różne projekty i na co dzień nie mają okazji ze sobą współpracować. Sprawdza się też tam, gdzie preferowana jest praca zdalna lub hybrydowa.  

To by było na tyle z teorii, przejdźmy do praktyki!

W Speednet korzystamy z platformy Slack, której ogromnym atutem jest nie tylko możliwość publikowania postów informacyjnych na ogólnych lub tematycznych kanałach, ale również reagowania na nie i prowadzenie uporządkowanej w wątkach dyskusji. Dzięki tym funkcjom świetnie budujemy nasze wewnętrzne sieci społecznościowe i czujemy się bardziej związani z zespołem i firmą. To właśnie na jego przykładzie pokażę, jak można prowadzić angażującą komunikację wewnętrzną i zdradzę kilka trików, jak wykorzystać w pełni jego możliwości!

O czym pisać?

Informuj: Zadbaj o to, żeby każdy otrzymywał na bieżąco wiadomości o celach, postępach i zmianach w firmie. Nikt nie powinien dowiadywać się o nowościach z plotek przy firmowym ekspresie. Jak wiadomo kawa to dobre źródło kofeiny, ale niekoniecznie najlepsze źródło informacji.  

Edukuj: Dziel się wiedzą, umiejętnościami i najlepszymi praktykami. To świetna okazja, aby wzajemnie się inspirować i rozwijać. Zachęcaj do uczestnictwa w szkoleniach, webinarach i korzystania z materiałów edukacyjnych. Wszyscy w firmie grają do jednej bramki, a każda nowa umiejętność przybliża do wspólnego sukcesu. 

Baw: Chcesz przyciągnąć uwagę? Wykorzystaj humor, ciekawe historie lub popularne memy – to świetny sposób, aby zainteresować innych i sprawić, że Twoje informacje zostaną zapamiętane. Kiedy wpleciesz odrobinę śmiechu i kreatywności w swoje przekazy, odbiorcy staną się bardziej otwarci na to, co masz do powiedzenia. 

Pobudzaj do działania lub zmiany: Zachęcaj pracowników do angażowania się w wolontariat, uczestniczenia w różnych wydarzeniach czy wdrażania nowych, dobrych praktyk w miejscu pracy. Wspólne działania nie tylko przynoszą korzyści, ale również budują świetną atmosferę. Czasami wystarczy jeden mały impuls, by ruszyć lawinę pozytywnych zmian.  

Inspiruj: Chcesz wzmocnić ducha zespołu? Dziel się sukcesami i wyróżniaj zarówno małe, jak i duże osiągnięcia! Kiedy ludzie widzą, że ich praca naprawdę ma znaczenie i prowadzi do wielkich rzeczy, czują się doceniani i stają się bardziej zaangażowani. Taki pozytywny feedback sprawia, że z chęcią podejmują nowe wyzwania i wkładają jeszcze więcej serca w to, co robią.

Jak pisać?

Pamiętaj, że sposób, w jaki przedstawiasz komunikat, jest równie ważny jak jego treść. Chcesz przyciągnąć uwagę i naprawdę osiągnąć zamierzony cel? Warto pamiętać o kilku drobnych elementach, dzięki którym Twoje wiadomości staną się bardziej angażujące i zapadną w pamięć. 

Konstrukcja komunikatu: 
Postaw na nagłówek, który przyciągnie uwagę jak magnes – może być nawet trochę clickbaitowy (jeśli trzeba 😉). Do tego dodaj kilka zdań z najważniejszymi informacjami. Widoczny i chwytliwy tytuł sprawi, że odbiorcy nie przescrollują Twojej wiadomości obojętnie, a zwięzły opis przekaże wszystko, co najważniejsze, na niewielkiej przestrzeni. Prosto, klarownie i na temat. 

Zrozumiały i prosty język:   
Nic mnie chyba bardziej nie wkurza jak przerost formy nad treścią… Oczywiście możesz się pobawić skojarzeniami i wpleść drobne gry słowne (bardzo polecam!), jednak nie mogą one przyćmić właściwego sensu wypowiedzi. Źle się również czyta zdania wielokrotnie złożone – lepiej podziel informację na kilka zdań lub rozpisz je w formie punktów.  

Boldowanie najważniejszych treści:   
Jeżeli nie jestem pewna co dokładnie powinno zostać pogrubione, kieruję się zasadą 5W+H. – What?, who?, when?, where?, why? i how?, czyli odpowiednio: co, kto, kiedy, gdzie, dlaczego i jak. Takie działanie ma na celu ułatwienie skanowania tekstu. Informacje są podane na tacy i odbiorca od razu wie, czy temat jest dla niego interesujący. Jeżeli tak, sam podejmie działanie, żeby dowiedzieć się więcej w dogodnym dla niego momencie.  

Korzystanie z emoji: 
Znaki specjalne i emoji mogą zwiększyć zainteresowanie i przyciągnąć wzrok, ale pamiętaj, żeby nie przesadzić! Każde zastosowanie powinno mieć swój cel – możesz ich używać do oddzielania bloków tekstu (co ułatwia czytanie) albo stosować ➡️ czy 👉, aby zwrócić uwagę na ważne linki. Często korzystam też z emoji jako prostego narzędzia angażującego np. prosząc o reakcję👍- jako potwierdzenie lub👎- jako zaprzeczenie. Świetną opcją jest również prowadzenie za ich pomocą prostych ankiet. Poniżej przykład: 

Jaką pizzę chcesz zjeść?  
🧀 – margaritę 
🥩 – salami 
🥬 – wegetariańską 

Liczba reakcji każdą emotką daje Ci gotową listę do zamówienia. Dodatkowo, wystarczy spojrzeć, ile osób wybrało poszczególne opcje i już wiesz, co cieszy się największym zainteresowaniem. To prosty i szybki sposób na podjęcie decyzji, a do tego angażuje zespół zabawną i interaktywną formą. 

Ile emotek, tyle pomysłów na ich zastosowanie – bądź kreatywny i sprawdź, co działa najlepiej! 

Call to action:   
To nie tylko kliknięcie w link, który prowadzi do suchych materiałów czy formularzy (choć wiadomo, że te też są bardzo ważne!). W komunikacji wewnętrznej chodzi o coś więcej. Używając CTA, spróbuj zachęcić odbiorców do udziału w dyskusji, która może przynieść świeże, wartościowe perspektywy i pomysły. To wciąga pracowników i pokazuje im, że ich zdanie naprawdę się liczy. A gdy poczują się docenieni i zauważeni, to będą bardziej związani z firmą i chętniej staną się jej ambasadorami. 

Oznaczanie osób: 
Pomyśl również o dodaniu wzmianki o innych osobach oraz kanałach tematycznych. Nie tylko wzbogacisz swoje materiały, ale także zmotywujesz odbiorców do nawiązywania kontaktu z ekspertami w danej dziedzinie i angażowania się w dyskusje w miejscach, gdzie gromadzą się pasjonaci tematu. To świetny sposób na budowanie społeczności i wspieranie relacji między pracownikami. 

Udostępnianie od innych:   
Czasem najprostsze rozwiązania są najlepsze! Śmiało korzystaj z gotowych treści w swojej firmie, takich jak opublikowane przez pracowników opisy czy posty na kanałach tematycznych. Wystarczy jedno zachęcające zdanie i forwardowanie linku do wypowiedzi, żeby zainteresować ludzi tematem. Nie musisz zawsze wymyślać wszystkiego od zera – czasem świetny materiał jest już gotowy, wystarczy go przekazać dalej! 

Dodawanie obrazów + treści w formie pdf lub infografiki: 
W social media posty wizualne uzyskują więcej kliknięć, udostępnień i komentarzy niż posty zawierające wyłącznie tekst. Tak samo jest w komunikacji wewnętrznej. Świetnym sposobem na umieszczenie długich fragmentów treści są broszury w formie pdf, a krótkich w formie przyjaznej dla oka infografiki. Zamiast serwować ścianę tekstu ubierz go w czytelniejszą formę. Świetnie, jeżeli może się tym zająć grafik (na szczęście mam w Speednet taką osobę – pozdrawiam Dominika 😊), a jeżeli nie, skorzystaj z narzędzi takich jak np. Canva i dostosuj gotowe szablony do brandingu firmy. Zawsze sprawdź czy podczas pobierania obraz nie stracił na jakości i czy podgląd pliku wyświetla się poprawnie. W końcu nikt z nas nie lubi oglądać pikselozy zamiast ładnych, czytelnych grafik.

Mam treść i co dalej?

Planowanie publikacji 
W prowadzeniu komunikacji wewnętrznej ważny jest także wspólny kalendarz publikacji – pomaga utrzymać regularność wrzucania informacji od różnych działów i zapobiega wzajemnemu “zjadaniu się” treści. Dzięki niemu, łatwiej jest również zaplanować wysyłkę przypomnień z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby pracownicy mieli czas na przemyślenie udziału w danej inicjatywie i zorganizowanie sobie czasu.  

Kilka par oczu   
Chcesz uniknąć wpadki? Podeślij komunikat do sprawdzenia bardziej doświadczonym osobom ze swojego zespołu.  Pomogą sprawdzić interpunkcję czy poprawność gramatyczną, ale również skorygować wszelkie możliwe problemy i zagrożenia w sposobie odbioru danego komunikatu przez pozostałych pracowników. Chochliki drukarskie zdarzają się nawet najlepszym, a testy przed puszczeniem komunikatu na produkcję (mówiąc w slangu IT) to zawsze dobry plan! 

Interakcje w komentarzach/wątkach  
Prowadzenie efektywnej komunikacji wewnętrznej na Slacku, to nie tylko “przypinanie ogłoszeń na wirtualną tablicę” – to często żywa dyskusja. Fakt, że pod daną informacją jest dużo komentarzy wzbudza w odbiorcach ciekawość, żeby zajrzeć i przeczytać opinię innych – działa również zachęcająco do napisania własnej. 

Najważniejsze na koniec…

Przekazywanie komunikatów ma sens, gdy rozumiesz swoich odbiorców. Jak i kiedy wolą się komunikować? Co ich interesuje? Czego potrzebują, aby czuć się zaangażowani? Na jakie wiadomości odpowiadają i udostępniają? Im więcej o nich wiesz, tym skuteczniejszy/a będziesz w tworzeniu treści. Zachęcaj swoich odbiorców do otwartego i szczerego feedbacku, ucz się na błędach i stale doskonal swoje umiejętności.  

W Speednet mamy fajną praktykę – co roku pytamy pracowników, jak oceniają komunikację. Robimy to za pomocą ankiety, w której sprawdzamy wszystko: godziny publikacji, formę wiadomości, odbiór newsletterów i codziennych komunikatów. Chcemy po prostu wiedzieć, co działa, a co można poprawić.  

Jak to mówią – trening czyni mistrza, a komunikacja wewnętrzna nie musi być nudna ani trudna. W rzeczywistości, może być naprawdę zabawna i inspirująca 😉