WI-Fi, kamera, akcja! Dobre praktyki spotkań online.

W SPEEDNET pracujemy w różnych modelach – część z nas działa z biura, inni w pełni zdalnie, a wielu wybiera tryb hybrydowy. Taka elastyczność daje nam wiele możliwości, ale także stawia przed nami wyzwania związane z komunikacją.
Ostatnio przygotowałam dla naszych pracowników materiał o dobrych praktykach podczas spotkań online, a zebrane wskazówki okazały się na tyle uniwersalne, że postanowiłam podzielić się nimi także tutaj – na firmowym blogu 😊
Mam nadzieję, że okażą się pomocne dla wszystkich, którzy dbają o skuteczną komunikację nie tylko twarzą w twarz, ale również tę wirtualną!

Zanim klikniesz ‘Dołącz’…

• Przestrzeń: Znajdź sobie spokojne miejsce, gdzie nikt nie będzie ci przeszkadzać. Pamiętaj, żeby wokół panował porządek, bo nie ma nic gorszego niż zbiorowisko porozrzucanych papierków, kubków po kawie i innych tajemniczych artefaktów, które mogą stać się głównym tematem analizy podczas spotkania 😅 

• Oświetlenie: Zwróć uwagę na odpowiednie światło – najlepiej nie siadaj pod oknem, bo wtedy twarz będzie ciemna, a jeśli siedzisz na wprost słońca, może być za jasno. Żeby twarz wyglądała naprawdę dobrze, warto zainwestować np. w lampę pierścieniową i ustawić ją tak, żeby równomiernie oświetlała twarz nadając ładny i estetyczny efekt ✨ 

• Ubiór: Chociaż piżama dla wielu osób pracujących zdalnie jest normą, postaraj się, żeby Twoje ubranie wyglądało schludnie i było dopasowane do rodzaju spotkania. W przypadku tych mniej oficjalnych np. z ludźmi ze swojego zespołu, nie musisz zakładać marynarki, jednak siedzenie w podkoszulku czy z kapturem na głowie w kamerze naprawdę nie wygląda dobrze! ❌  

• Przygotowanie techniczne: Zanim wbijesz się na spotkanie, upewnij się, że mikrofon nie trzeszczy oraz że kamera jest dobrze ustawiona. Sprawdź też, czy internet jest na tyle stabilny, żeby nie wyrzucić Cię w ważnym momencie. To tylko chwila, a potrafi zaoszczędzić stresu! 👍 

• Notatki: Jeśli masz prezentację lub jakieś punkty do omówienia, warto przygotować je wcześniej. Zrób sobie checklistę, żeby niczego nie zapomnieć i czuć się pewnie! 📝

Jestem. I co dalej?

• Włącz kamerę: Wtedy rozmowa staje się bardziej naturalna – widać kto się uśmiecha, kto macha ręką, a kto marzy o kawie. Pokazujemy sobie w ten sposób, że traktujemy spotkanie poważnie i szanujemy swój czas. Jest to szczególnie ważne w kontakcie z klientami 🤝 

Na ogólnofirmowych spotkaniach czy większych zebraniach, również fajnie jest włączyć kamerę – to sygnał dla prowadzącego, że ktoś go faktycznie słucha, a nie mówi do ekranu pełnego inicjałów. Przykładowo w SPEEDNET mamy aż 19 osób wyświetlających się jako „MK”, więc czasem nie wiadomo, kto właśnie zabiera głos. Widok z kamerki albo awatar ze zdjęciem pomaga uniknąć zgadywania i sprawia, że spotkanie jest bardziej „ludzkie”. Wiadomo, nie zawsze są idealne warunki, ale warto pokazać się chociaż na start i w kluczowych momentach, np. gdy zadajesz pytanie 😉 

• Zadbaj o tło: Jeśli nie masz czasu na ogarnięcie przestrzeni wokół siebie, możesz użyć opcji blur (rozmycie) lub neutralnego “gotowca” w tle, nie pokazując zbyt wiele ze Twojego otoczenia. Osobiście zachęcam do korzystania z tła firmowego – u nas dostępne są dwa warianty z elementami znajdującymi się w biurze SPEEDNET 🖤 

• Utrzymuj kontakt wzrokowy: Patrząc w kamerę pokazujesz swoje zaangażowanie, ale także sprawiasz, że inni czują się, jakbyś “miał ich na oku”. W ten sposób wszyscy są tu i teraz oraz skupiają się na rozmowie, zamiast scrollować fejsa czy przeglądać memy 👀 

• Bądź aktywny i zaangażowany: Słuchaj uważnie, zadawaj pytania, reaguj na to, co mówią inni – to sprawi, że spotkanie będzie ciekawsze. Dzięki temu wniesiesz coś od siebie oraz pomożesz utrzymać dynamikę i pozytywną atmosferę 💪

Czego unikać?

• Nie rozpraszaj się: Warto wyciszyć powiadomienia i zamknąć niepotrzebne karty w przeglądarce – zostaw tylko to, co niezbędne. Twoja koncentracja Ci podziękuje 📴 

• Nie przerywaj: Online trochę trudniej wyczuć, kiedy się wtrącić, więc lepiej chwilę poczekać na swoją kolej. Gdy mówimy jednocześnie, zamiast rozmowy wychodzi “cięcie się” nawzajem. Na Teamach i Huddlu jest opcja podniesienia ręki – wystarczy odrobina cierpliwości, a bez zbędnego chaosu będzie o wiele przyjemniej 🤫  

• Uważaj na inne dźwięki: Zadbaj o ciszę w tle i używaj funkcji mute, kiedy nie mówisz. Niech Twój telefon i telewizor nie wtrącają się do rozmowy, a odgłosy domowego życia niech nie będą niechcianym soundtrackiem dla spotkania 🙉 

• Mów na temat: Wiadomo, czasem ktoś wrzuci luźną anegdotkę, innym razem rozmowa skręci w zupełnie nieoczekiwanym kierunku. Ale warto pamiętać, po co się spotkaliśmy i wrócić na właściwe tory, żeby nie marnować czasu i energii 🎯

Finisz tuż tuż! Ostatni krok.

Podsumowanie spotkania: Pomaga uniknąć sytuacji, w której wszyscy udają, że rozumieją, o co chodzi, a tak naprawdę nikt nie ma pojęcia, na co właśnie się umówiliście. Udostępnienie krótkiej notatki z najważniejszymi informacjami pomoże wszystkim pozostać na bieżąco i jasno określi, kto odpowiada np. za realizację zadań, które pojawiły się podczas spotkania 🙋‍♂️

Spotkanie vs. pilna sprawa

• Jeśli wiesz, że będziesz musiał/a na chwilę opuścić spotkanie, na przykład odebrać paczkę – warto uprzedzić o tym na początku. Wystarczy krótkie: „Może się zdarzyć, że będę musiał/a na chwilę zniknąć, ale wrócę za 2-3 minuty.” Dzięki temu unikniesz dezorientacji innych i nie zakłócisz rozmowy w ważnym momencie 💬 

• Jeśli nie możesz dołączyć do cyklicznego spotkania (w SPEEDNET są to np. daily), daj wcześniej znać na czacie zespołu. Prosta wiadomość typu „Dziś nie dam rady dołączyć, ale nadrobię później” wystarczy, by nikt nie czekał i nie zastanawiał się, czy się pojawisz.  

Po Twojej stronie jest też sprawdzenie, czy podczas spotkania nie pojawiły się zadania wymagające Twojej akcji – możesz dopytać jednego z uczestników spotkania lub przejrzeć notatki z podsumowaniem, żeby niczego nie przegapić 👍 

Pamiętaj, to nie koniec świata, jeśli coś pójdzie nie tak – wszyscy jesteśmy tylko ludźmi. Trochę organizacyjnej wprawy, odrobina luzu i dobrego humoru, a spotkania online mogą stać się całkiem przyjemną częścią dnia.