#TeamSpeednet: Edyta, Project Manager

Poznaj historię Edyty, Project Managera w Speednet, która opowiada o wyzwaniach w zarządzaniu projektami w różnych branżach oraz o efektywnych sposobach komunikacji z zespołem.

Jak długo pracujesz w Speednet i czym się zajmujesz?  

Edyta: Byłam przekonana, że to pytanie padnie i szczerze mówiąc, nie mogłam sobie przypomnieć. Musiałam zajrzeć na LinkedIn, gdzie widnieje informacja, że pracuję w Speednet jako Project Manager od 2 lat i 8 miesięcy. Nawet nie wiem, kiedy ten czas minął. Tak się tu zadomowiłam, że mam wrażenie, że jestem tutaj od zawsze i nie liczę upływających miesięcy.

Czym Twoje wcześniejsze doświadczenie różni się od tego w Speednet? 

Edyta: Moja kariera zaczęła się w firmie produktowej, czyli takiej, która rozwija swój własny produkt i jest mocno skonkretyzowana na problemach biznesowych, jakie oprogramowanie ma rozwiązać. Od początku współpracowałam tam z zespołem deweloperskim, analitycznym i biznesowym nad wytwarzaniem aplikacji. Różnicą jaką dostrzegam, jest to, że wcześniej byłam w firmie tworzącej systemy klasy ERP. W Speednet jestem pracownikiem projektowym więc pracuję nad wieloma produktami w różnych branżach, co sprawia, że praca jest bardziej różnorodna.  Najbardziej cenię sobie dostęp do szerokiego wachlarza zasobów i technologii. Czuję, że jestem na bieżąco z trendami rynkowymi a to stymuluje mnie do używania coraz to nowszych rozwiązań. To wszystko jest możliwe tylko podczas pracy z ekspertami z różnych dziedzin.

Jakie były Twoje pierwsze projekty na pokładzie Speednet i co je wyróżniało?  

Edyta: Pierwszym projektem w Speednet była aplikacja KAPP (Kompleksowa Analiza Procesów Poznawczych) do badania dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, realizowana we współpracy z SWPS i IBE. Był to projekt rządowy, który dał mi okazję do współpracy z Ministerstwem Edukacji i Ministerstwem Cyfryzacji. Projekt zakończył się powodzeniem, a obecnie korzystają z niego placówki badawcze. Był to mój pierwszy sukces i do dziś jest powodem do dumy. Kolejne projekty, które prowadziłam to m.in. projekt platformy do zarządzania treścią dla klienta ze Stanów, czy bliska mojemu wcześniejszemu doświadczeniu “Piekarnia” – system klasy ERP do produkcji rzemieślniczego pieczywa.

Co je wyróżniało? Struktura organizacyjna firm, kompetencje, które posiada, sposoby przechowywania i zarządzania wiedzą, a finalnie wartość, którą musimy dostarczyć.  

Jeśli chodzi o projekty z klientem zagranicznym, gdzie pojawia się jeszcze różnica czasu, to wymaga dodatkowego wysiłku, zaangażowania. Jeden z moich klientów jest również notowany na giełdzie, więc sporo contentu, który wyświetlają nasze mechanizmy na ich stronie, musi pojawić się o określonej godzinie, co ma bezpośredni wpływ na giełdę. W sytuacjach, gdy coś nie działało, musieliśmy jako zespół działać szybko i efektywnie, poza standardowymi godzinami pracy. Takie wyzwania były trudne, ale nauczyły mnie pracy zespołowej i zarządzania kryzysowego. Każdy projekt nauczył mnie czegoś nowego, dlatego trudno je porównać.

Słyszałam, że od jakiegoś czasu prowadzisz projekt bankowy. Czy jest to dla Ciebie duża zmiana? Czy te projekty są w jakiś sposób specyficzne lub bardziej wymagające od innych?

Edyta: Wcześniejsze projekty, w których uczestniczyłam, obejmowały maksymalnie 20-30 osób, z którymi miałam kontakt. Był tam zespół deweloperski, zespół klienta oraz osoby decyzyjne na poziomie CEO. Była to prawie zawsze ta sama skala. Natomiast projekt bankowy wprowadza mnie w wielopłaszczyznową strukturę korporacyjną, co jest dla mnie zupełnie nowym doświadczeniem. Muszę zrozumieć, kto za co odpowiada, jakie są priorytety różnych interesariuszy i jakie informacje powinnam przekazywać, aby współpraca była efektywna. Uczę się, z kim i w jaki sposób rozmawiać, aby stale usprawniać proces decyzyjny. Skala projektu jest imponująca i bardzo rozwijająca. Jestem na wznoszącej krzywej uczenia się i czuję, że każdy tydzień i miesiąc buduje moją wiedzę i doświadczenie. Ten czas jest dla mnie jak booster, który pomaga mi stać się jeszcze lepszym Project Managerem. Nie przerażają mnie nowe kompetencje i doświadczenia, wręcz przeciwnie – cieszę się z nowych wyzwań.  

Co jest dla Ciebie najważniejsze przy wyborze projektu, nad którym chcesz pracować?

Edyta: Większy akcent podczas wyboru projektu kładę na zespół, z którym będę współpracować niż domenę biznesową samą w sobie. Im więcej osób ze Speednet, tym lepiej. Idealnie jest, gdy na projekcie mamy pełne wsparcie designerów, analityków, testerów czy product ownera. Coraz mniej cieszą mnie małe projekty, gdzie muszę sprawdzić, czy wszystko idzie w dobrym kierunku. Preferuję te, gdzie jest duża odpowiedzialność i większa liczba specjalistów. W Speednet mamy na pokładzie tak kompetentne osoby, że mogę z nimi zrobić każdy projekt. 

Jakie szkolenia lub certyfikacje uważasz za najbardziej wartościowe w pracy PM?

Edyta: W Speednet mieliśmy okazję uczestniczyć w badaniach naukowych, które określały nasz wskaźnik psychometryczny za pomocą testu FRIZ. Test definiował nasze style działania i myślenia, co otworzyło mi oczy na moje naturalne predyspozycje. Ta samoświadomość jako menedżera pozwala mi podejmować lepsze decyzje dotyczące projektów, w których się sprawdzę. Jako managerowie stale rozwijamy również Nasze zespoły, więc dzięki takiemu szkoleniu łatwiej jest rozwijać, ale też i wykorzystywać potencjał współpracowników.  
Ja dla przykładu jestem typowym wizjonerem, rozpatruje zagadnienia globalnie. Łatwo przychodzi mi proponowanie nieszablonowych rozwiązań, więc jestem idealnym uczestnikiem wszelkiego rodzaju brainstormingów.  

Jeśli mam do czynienia z klientem, który dla przykładu ma jasno zdefiniowane cele i można go w tej metodologii określić jako Zawodnika, wiem, jak z nim rozmawiać i jaki zespół najlepiej do niego pasuje. Zrozumienie siebie jako menedżera ułatwia codzienną pracę, pozwala lepiej współpracować z zespołem i szybciej znaleźć wspólny język z klientami. 

Jakie są plusy i minusy pracy zdalnej i jak radzisz sobie z utrzymaniem balansu między pracą a życiem prywatnym?

Edyta: Przejście z pracy stacjonarnej na zdalną było dla mnie procesem poznawania siebie, tego, co mi odpowiada i co jest dla mnie komfortowe. Były różne momenty, lepsze i gorsze, ale po ponad czterech latach pracy zdalnej czuję, że osiągnęłam balans i dobrze się w tej przestrzeni odnajduję. 

Jeszcze we wcześniejszej firmie pracowałam hybrydowo, gdzie dwa razy w tygodniu pojawiałam się w biurze. Potem, jak zaczęłam pracę w Speednet, to wynajęłam biuro blisko domu. Z racji tego, że mieszkam w Olsztynie, nie miałabym, jak pojawiać się codziennie w Gdańsku.  

Z czasem zrozumiałam, że nie potrzebuję tej zmiany otoczenia. Mam dedykowany pokój w mieszkaniu, gdzie stworzyłam sobie biuro i lubię tu pracować. Zamykam drzwi i jestem w pracy, co pomaga mi oddzielić życie prywatne od zawodowego. Dzięki pracy w domu mam więcej czasu dla siebie. Myślę, że powrót do biura byłby dla mnie trudny i z pewnością wymagałby ponownej adaptacji. 

Jakie narzędzia i techniki wykorzystujesz, aby zadbać o efektywność pracy i komunikację z zespołem, który pracuje hybrydowo?

Edyta: Głównie korzystam z wizualnych przestrzeni roboczych, takich jak tablice Miro i Figma, aby zbudować efektywną współpracę z zespołem. Stale doszkalam się w tworzeniu szablonów, które pasują do różnych spotkań. Te narzędzia umożliwiają wszystkim członkom zespołu wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym, co dynamizuje spotkania i ułatwia komunikację, szczególnie gdy 90% spotkań w jakich uczestniczę są online. 

Prowadzę notatki w tych narzędziach i udostępniam je interesariuszom oraz deweloperom, którzy mogą się do nich odnieść. Staram się unikać tradycyjnych dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, wprowadzając bardziej kolorowe i inspirujące sposoby przekazywania informacji. Dzięki wizualizacjom, które pokazują przepływ i procesy, projekty stają się bardziej przystępne i angażujące. Te narzędzia są kluczowe w mojej codziennej komunikacji i zarządzaniu projektami. 

Słyszałam kuluarowo, że nosisz nieformalny tytuł „Królowej Presales” – w ostatnim czasie brałaś udział w wielu procesach, rozmowach i przygotowaniu ofert, dla klientów z różnych branż. Czy mogłabyś powiedzieć, jakie są największe wyzwania w procesie presales? Czy przychodzą Ci do głowy jakieś dobre praktyki?

Edyta: Myślę, że gdybym miała komuś wytłumaczyć, na czym presales polega, to podsumowałabym to zdaniem “Jak zrobić projekt w dwa tygodnie”, więc jest dość intensywnie i wymaga szybkiej realizacji. 

Na początku analizujemy wymagania klienta, dokumenty, które dostarczył oraz jego otoczenie biznesowe. Mniej więcej w tym samym czasie zbieramy zespół specjalistów, dedykowany do tego, aby jak najlepiej zdefiniować potrzebę klienta. Następnie odbywa się dość iteracyjna praca projektowa. Spotkania z interesariuszami przeplatają się z Naszą wewnętrzną pracą, gdzie tworzymy propozycję dla klienta. Na tym etapie podejmujemy wiele taktycznych decyzji – model współpracy, zakres prac, definiujemy timeline, określamy pracochłonność, sposób rozliczania, alokujemy zasoby…  

Finalnie propozycją dla klienta może być produkt w postaci aplikacji mobile czy web. Mogą to być również pogłębione wywiany analityczne zakończone dokumentacja, która pozwala na dalszy development czy może jasno zdefiniowana współpraca w modelu T&M.  

Jeśli chodzi o dobre praktyki, kluczowe jest zrozumienie standardów i potrzeb klientów. Przez ostatnie pół roku uczestniczyłam w dziesiątkach presali, więc wypracowaliśmy już dużą bazę szablonów, które teraz regularnie wykorzystujemy. Często powtarzają się pewne wzorce, szczególnie w obszarze dostarczania produktów, które staramy się zaspokoić. 

Trzeba pamiętać, że każdy projekt można opisać na różne sposoby, dlatego ważne jest dopasowanie oferty do konkretnego klienta. Uczyliśmy się różnych metod prezentacji, lecz finalnie zrozumieliśmy, że dedykowane narzędzie jest jedyną drogą dla rozwoju. I tak już od niecałego roku z wieloma sukcesami korzystamy z aplikacji Apropo.    

Niezależnie od tego, czy klientowi zależy na czasie, designie czy najnowszych technologiach z każdym kolejnym presalem proces stawał się łatwiejszy, bo wiedzieliśmy, na co zwracać uwagę. 

Która z dotychczasowych inicjatyw after-hours podobała Ci się najbardziej i dlaczego?

Edyta: Jestem pracownikiem zdalnym więc głównie pojawiam się w biurze podczas imprez o kultowej myślę nazwie Piękny Piątek. Najczęściej zostaję wtedy już w Trójmieście na cały weekend i traktuję te wyjazdy jako citybreaki. Warto również dodać, że jako prawdziwa Olsztyniara muszę wtedy też zajechać do IKEI!  

Ale tak szczerze… ja naprawdę lubię przyjeżdżać do biura. Panuje tutaj niepodrabialna atmosfera, w której się odnajduję.