Fixed price i Time and Materials to nie wszystko: poznaj pozostałe modele

W dyskusji o modelach rozliczeń z firmami IT, najczęściej natrafić można na Fixed Price oraz Time & Materials. Nieco mniej “czasu antenowego” poświęca się natomiast pozostałej dwójce, czyli hybrydzie i modelowi outcome-based. W tym wpisie blogowym przyjrzymy się im wszystkim z jednakową uwagą, omawiając ich mechanizmy działania, zalety, wady oraz sytuacje, w których dany model sprawdzi się najlepiej.

Model Fixed Price

W modelu Fixed Price, zanim rozpoczną się prace, z góry ustalamy z dostawcą IT stałą kwotę za cały projekt. Wszystkie szczegóły, takie jak zakres prac czy np. harmonogram realizacji, są jasno określone w umowie.

To dobre rozwiązanie, gdy chcemy mieć pewność co do kosztów. Pamiętajmy jednak, że jeśli zdecydujemy się na zmiany w trakcie trwania projektu, ich wprowadzenie będzie wymagało reestymacji zakresu, co zwykle prowadzi do opóźnień i wyższej ceny. Miejmy też świadomość, że dostawcy często uwzględniają w wycenie dodatkowy bufor na ryzyko, który zwiększa finalną kwotę. 

Podsumowując, Fixed Price sprawdza się najlepiej wtedy, gdy mamy jasno określone wymagania  i sztywny budżet. To trochę jak budowa garażu – znamy dokładne wymiary, wiemy jakich materiałów chcemy użyć, i ile potrwa sama budowa, więc można precyzyjnie określić koszt.

Ograniczenia modelu Fixed Price

• Sztywny zakres – każda zmiana wymaga ponownej estymacji zakresu, co może wydłużyć czas trwania projektu i zwiększyć koszty;
• Ryzyko zawyżonej wyceny – dostawcy mogą doliczać dodatkowe koszty na wypadek nieprzewidzianych komplikacji.

Zalety modelu Fixed Price

• Przewidywalne koszty – z góry wiemy, ile zapłacimy, co jest istotne przy ograniczonym budżecie;
• Jasno określone etapy projektu – precyzyjnie zdefiniowany zakres i kamienie milowe pomagają w kontroli realizacji;
• Minimalne zaangażowanie klienta – po rozpoczęciu prac nie musimy aktywnie uczestniczyć w procesie.

Model Time & Materials (T&M)

Model Time and Materials (T&M) działa inaczej – płacimy za faktycznie przepracowane godziny i zużyte zasoby. Daje on większą elastyczność, ponieważ łatwo można wprowadzać zmiany w trakcie realizacji. Minusem jest jednak to, że końcowy koszt projektu może być mniej przewidywalny.

Wymaga to większego nadzoru, by uniknąć przekroczenia budżetu. Ponownie wracając do przykładu z budowy to trochę jak zatrudnienie ekipy remontowej na godziny. Mamy pełną kontrolę nad przebiegiem prac, ale ostateczny rachunek może nas zaskoczyć.

Time and Materials jest preferowany, gdy projekt jest dynamiczny, a wymagania mogą się zmieniać, na przykład przy pracach badawczo-rozwojowych lub rozbudowie istniejącego systemu, gdzie trudno na początku określić pełen zakres.

Ograniczenia modelu Time & Materials

• Mniej przewidywalne koszty – jeśli projekt się rozrośnie lub pojawią się nieprzewidziane problemy, koszty mogą wzrosnąć;
• Wymaga zaangażowania klienta – konieczna jest bieżąca kontrola postępów i budżetu.

Zalety modelu Time & Materials

• Duża elastyczność – idealne dla projektów, które wymagają częstych zmian;
• Łatwe dostosowanie do nowych wymagań – możliwość wprowadzania modyfikacji w trakcie realizacji;
• Ścisła współpraca – klient może aktywnie uczestniczyć w podejmowaniu decyzji i kształtowaniu projektu.

Model hybrydowy

Model hybrydowy łączy w sobie dwa wcześniejsze podejścia, czyli fixed price oraz time and materials – określona część projektu objęta jest stałą ceną, natomiast dodatkowe elementy rozliczane są według modelu zmiennego. Dzięki temu zapewnia on przewidywalność kosztów przy jednoczesnej elastyczności.

Przykład? Firma zamawiająca aplikację mobilną do zarządzania finansami osobistymi może ustalić stałą cenę za opracowanie podstawowej wersji aplikacji z kluczowymi funkcjami, takimi jak śledzenie wydatków i tworzenie budżetu.

Natomiast dodatkowe funkcje, takie jak integracja z kontami bankowymi, generowanie raportów inwestycyjnych czy spersonalizowane porady finansowe, mogą być rozliczane według modelu zmiennego, opartego na przykład na liczbie przepracowanych godzin programistów lub liczbie wdrożonych funkcjonalności.

Model ten sprawdza się w projektach, które mają dobrze zdefiniowany rdzeń, ale przewiduje się w nich pewne modyfikacje lub rozszerzenia.

Wady modelu hybrydowego

• Złożona konfiguracja – wymaga precyzyjnego określenia warunków współpracy i jasnego podziału na część stałą oraz zmienną;
• Ryzyko nieporozumień – niewłaściwe określenie zakresu kosztów zmiennych może prowadzić do konfliktów między klientem a dostawcą.

Zalety modelu hybrydowego

• Zrównoważone podejście – łączy przewidywalność kosztów modelu Fixed Price z elastycznością Time & Materials;
• Mniejsze ryzyko błędnych szacunków – redukuje ryzyko zarówno niedoszacowania, jak i przeszacowania budżetu;
• Wsparcie innowacji – elastyczność w kosztach zmiennych pozwala na dostosowanie się do nowych pomysłów i zmieniających się wymagań.

Model Outcome-Based

Model Outcome-Based koncentruje się na rezultatach. Nie płacimy więc za przepracowane godziny czy zrealizowane funkcjonalności. Wykonawca otrzymuje zapłatę tylko za konkretne efekty, np. wzrost sprzedaży lub obniżenie kosztów.

W tym przypadku obie strony mają jasno określony cel, jednak kluczowe jest precyzyjne zdefiniowanie mierzalnych wskaźników. Problemem może być fakt, że niektóre czynniki wpływające na wynik są poza kontrolą dostawcy IT.

Model ten sprawdza się najlepiej, gdy mamy dokładnie określone, mierzalne cele i jesteśmy gotowi współpracować z dostawcą, aby je osiągnąć. Przykładem może być budowa aplikacji, gdzie wynagrodzenie dla software house zależy od liczby pozyskanych nowych klientów.

Ograniczenia modelu Outcome-Based

• Wysokie ryzyko dla dostawcy – sukces zależy od czynników, na które dostawca nie zawsze ma wpływ;
• Trudna konfiguracja – określenie jednoznacznych, mierzalnych wskaźników KPI i metod ich monitorowania może być skomplikowane;
• Dłuższy proces wdrożenia – wymaga szczegółowego uzgodnienia celów i sposobu ich oceny.

Zalety modelu Outcome-Based

• Wspólne cele – klient i dostawca dążą do tych samych, jasno określonych rezultatów;
• Efektywność kosztowa – klient płaci tylko za osiągnięte efekty;
• Wsparcie innowacji – model ten motywuje dostawcę do poszukiwania najbardziej efektywnych i kreatywnych rozwiązań.

Porównanie modeli rozliczeń w projektach IT

Który model wybrać?

Najczęstszą odpowiedzią na to pytanie jest “to zależy”. Jeśli mamy jasno określony zakres i sztywny budżet, model Fixed Price może być dobrym wyborem. Jeśli przewidujemy częste zmiany i potrzebujemy elastyczności, lepiej sprawdzi się Time & Materials.

Model hybrydowy to kompromis między przewidywalnością kosztów a elastycznością, a jeśli najważniejsze są dla nas konkretne wyniki biznesowe, warto rozważyć model Outcome-Based.

Najlepiej skonsultować się z kilkoma dostawcami IT, aby zrozumieć ich podejście i zobaczyć, co rekomendują. Nie podejmujmy decyzji pochopnie – wybór odpowiedniego modelu rozliczenia ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu.

Zastanówmy się, co jest dla nas priorytetem: kontrola kosztów, możliwość dostosowania się do zmian czy osiągnięcie konkretnych rezultatów.

Rozmowy z dostawcami pomogą nam lepiej ocenić, co jest realistyczne w ramach naszego budżetu i oczekiwań. Mogą również zaproponować rozwiązanie, którego wcześniej nawet nie rozważaliśmy. I pamiętajmy – nie bójmy się zadawać pytań. Im więcej wiemy, tym łatwiej podejmiemy najlepszą decyzję.

FAQ

Kiedy wybór modelu fixed price jest dobrym rozwiązaniem?

Wybór modelu fixed price jest dobrą decyzją, gdy w początkowej fazie uda się zdefiniować zakres oraz ustalić szczegółowy harmonogram prac. Taki wybór sprawdza się, jeśli klientowi zależy na zachowaniu stałej ceny, bez dodatkowych kosztów.

Jakie ryzyko wiąże się z wyborem modelu fixed price?

Jeśli w początkowej fazie trudno zdefiniować zakres, to w trakcie realizacji może być konieczne wprowadzenie zmian, co wydłuża harmonogram i prowadzi do potencjalnych dodatkowych kosztów. Dlatego kluczowy jest dobrze określony zakres prac, zanim projekt jeszcze wystartuje.

Jak w początkowej fazie zdefiniować zakres, aby uniknąć problemów podczas realizacji?

Aby w początkowej fazie zdefiniować zakres, należy precyzyjnie określić funkcjonalności, cele i ograniczenia projektu, a także ustalić jasne kryteria akceptacji.

Kluczowe jest również zidentyfikowanie interesariuszy i ich oczekiwań, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić, że projekt spełnia potrzeby wszystkich zaangażowanych stron. Ponadto, warto przeprowadzić analizę ryzyka, aby zidentyfikować potencjalne problemy i opracować strategie zaradcze.

Czy wybór oferty o najniższej ceny to zawsze dobra decyzja?

Wybór oferty o najniższej ceny może skutkować gorszą jakością prac. Zamiast kierować się wyłącznie kosztem, warto sprawdzić, czy dostawca posiada świetne rekomendacje i ma doświadczenie w realizacji podobnych projektów.

Warto również zwrócić uwagę na portfolio firmy, opinie klientów oraz certyfikaty i nagrody, które mogą świadczyć o wysokiej jakości usług. Ostatecznie, kluczowe jest znalezienie równowagi między ceną a jakością, aby zapewnić, że projekt zostanie zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami i w ramach ustalonego budżetu.

Jak uniknąć nieprzewidzianych dodatkowych kosztów w modelu Time and Materials?

Aby uniknąć nieprzewidzianych dodatkowych kosztów w modelu Time and Materials, należy regularnie monitorować postęp prac i koszty, a także utrzymywać otwartą komunikację z zespołem projektowym zajmującym się software developmentem.

Ważne jest również ustalenie jasnych zasad akceptacji rezultatów prac oraz procedur zmian, aby uniknąć nieporozumień i dodatkowych kosztów związanych z nieplanowanymi modyfikacjami.

Fixed Price vs Time and Materials – czym się różnią te dwa modele rozliczeń?

Model Fixed Price zapewnia przewidywalny koszt, ale wymaga, aby w początkowej fazie precyzyjnie zdefiniować zakres oraz harmonogram prac.

Z kolei Time and Materials daje większą elastyczność, co pozwala na dostosowanie projektu w trakcie realizacji, jednak może prowadzić do nieprzewidzianych kosztów.

Artykuły na tym blogu tworzy zespół ekspertów specjalizujących się w AI, rozwoju aplikacji webowych i mobilnych, doradztwie technicznym oraz projektowaniu produktów cyfrowych. Naszym celem nie jest marketing, a dostarczanie wartościowych materiałów edukacyjnych.