Opóźnienia w projektach IT: co robić? Przyczyny i rozwiązania

Aż siedem na dziesięć projektów IT nie kończy się w zaplanowanym czasie — donosi Forbes, powołując się na raport firmy Haystack. A jak wiadomo, dłuższy czas pracy to znacznie wyższe koszty. Z raportu Betabreakers dowiadujemy się, że aż 52,7 proc. projektów IT przekracza swój budżet o 189 proc. Jak widać, mamy tutaj do czynienia z poważnym problemem, który przy bliższym przyjrzeniu okazuje się być wielowątkowy. Stąd pomysł na wpis blogowy, w którym rozważymy osobno optykę klienta oraz firmy IT. Zastanowimy się jednocześnie, jakie poszlaki mogą wskazywać, że opóźnienia już na nas czekają, tylko my jeszcze o nim nie wiemy.

Konsekwencje opóźnień projektowych

Opóźnienia projektowe niosą za sobą szereg negatywnych skutków. Najbardziej oczywistymi są rosnące koszty. Kolejnym jest pogorszenie relacji na linii klient — wykonawca. Niedotrzymane terminy mogą nadszarpnąć zaufanie i utrudnić przyszłą współpracę.

Co więcej, opóźniony “relase” może zaprzepaścić nasze szanse rynkowe i przez to zmniejszyć — a w skrajnych przypadkach — nawet totalnie przekreślić konkurencyjność. A co z zespołem? Niedotrzymywanie terminów negatywnie wpływa na jego morale, co może prowadzić do zwiększonej rotacji pracowników, a w efekcie do pogłębiania problemów z projektem. Jak widać, kaskada negatywnych następstw jest naprawdę długa i bolesna.

Wyzwania po stronie klienta

Przyjrzyjmy się teraz wyzwaniom dotyczącym zarządzania projektami, które wynikają z — intencjonalnych lub nieświadomych — działań klienta mogących generować opóźnienia.

1. Nieadekwatne planowanie

Nierealistyczne deadline’y, niejasno zdefiniowane cele to tylko niektóre z problemów, które trapią projekty IT. Brak dogłębnej analizy potrzeb, zasobów i potencjalnych ryzyk prowadzi do błędnych założeń i w konsekwencji do opóźnień. Wiele osób narzeka także na brak zaangażowania kluczowych interesariuszy w proces planowania, co najczęściej kończy się spóźnionymi decyzjami. 

Przykład: Firma spieszy się z wdrożeniem nowego systemu wewnętrznego, nie oceniając pełnego zakresu integracji z istniejącą infrastrukturą. W efekcie napotyka nieprzewidziane trudności, takie jak problemy z kompatybilnością, brak przeszkolonych pracowników i konieczność modyfikacji przestarzałych systemów. To prowadzi do wielomiesięcznych opóźnień i znacznego przekroczenia budżetu.

Jak uniknąć: Kluczem jest tutaj poświęcenie czasu na dokładne planowanie. Przeprowadzenie oceny ryzyka, wyznaczenie realistycznych terminów i zaangażowanie ekspertów na wczesnych etapach to podstawa. Należy również precyzyjnie zdefiniować cele i upewnić się, że wszyscy interesariusze są zgodni co do priorytetów, i to zanim projekt ruszy z bloków startowych. Warto również stworzyć plan awaryjny, który pozwoli w sposób przemyślany i systematyczny reagować na nieprzewidziane sytuacje.

2. Scope creep, czyli pełzający zakres projektu IT

Gdy wymagania projektu stale rosną, wykraczając poza pierwotne ustalenia, opóźnienia z oczywistych względów są nieuniknione. Często wynikają z braku jasnej definicji zakresu projektu, a także z nieefektywnego procesu zarządzania zmianami. Klienci, widząc np. postępy w projekcie, często ulegają pokusie, by dodać nowe wymagania, nie do końca zdając sobie sprawy z wpływu tych zmian na harmonogram i budżet.

Przykład: Zespół projektowy wdraża system CRM, ale w trakcie projektu klient dodaje dodatkowe funkcje, takie jak zaawansowane raportowanie, integracje z zewnętrznymi systemami, personalizacja interfejsu. Każda z tych zmian wymaga dodatkowego zasobów i testów, co znacząco wydłuża harmonogram i podnosi koszty projektu.

Jak zapobiec? Należy jasno określić (w przypadku rozliczania time and materials) zakres projektu na samym początku. Wdrożenie formalnego procesu zarządzania zmianami jest niezbędne, aby ocenić nowe prośby i zdecydować, czy powinny zostać uwzględnione w późniejszej fazie, czy też wymagają dodatkowego czasu i budżetu. Warto również regularnie rozmawiać z klientem na temat wpływu zmian na projekt i negocjować ewentualne korekty w harmonogramie i budżecie.

3. Brak komunikacji

Słaba komunikacja prowadzi do nieporozumień, dublowania pracy, błędów i opóźnień. Taka sytuacja często wynika z braku ustalonych kanałów komunikacji, źle rozłożonej odpowiedzialności za przekazywanie informacji oraz z niechęci lub zwyczajnej nieumiejętności dzielenia się wiedzą.

Przykład: w trakcie projektu klient zgłosił chęć dodania integracji z zewnętrznym systemem płatności. Zespół programistyczny, nie mając precyzyjnych informacji na temat specyfikacji API, rozpoczął pracę, bazując na niekompletnych danych. W rezultacie implementacja wymagała wdrożenia znaczących poprawek, co opóźniło projekt o kilka tygodni.

Rozwiązanie: zatrudnienie Project Managera, który weźmie odpowiedzialność za realizację celów projektu, w tym za odpowiedni dobór narzędzi komunikacji. Taka osoba zadba o regularne spotkania oraz przejrzystość informacji, tak by były zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.

4. Wewnętrzne zmiany u klienta

Zmiany w priorytetach organizacji, problemy finansowe, restrukturyzacja, fuzje lub przejęcia mogą świadczyć o zbliżających się przestojach pracy. Klient, będąc w trakcie zmian, może mieć trudności z podejmowaniem decyzji czy zaangażowaniem odpowiednich zasobów.

Przykład: firma przechodząca nagłą restrukturyzację opóźnia podejmowanie decyzji, uniemożliwiając wykonawcy kontynuowanie prac. Dodatkowo, zmiany w budżecie powodują, że zakres projektu musi ulec zmianie, co prowadzi do opóźnień i konieczności renegocjacji umowy.

Rozwiązanie: już na etapie planowania budżetu należy uwzględnić pewien bufor dotyczący budżetu. Co więcej, utrzymywanie stałej komunikacji z interesariuszami pozwala przewidywać i reagować na wszelkie zmiany w priorytetach. Warto również zawrzeć w umowie klauzule dotyczące możliwości zmiany harmonogramu i budżetu w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności.

5. Brak zaangażowania ze strony klienta

Niewielkie zaangażowanie ze strony klienta skutkuje opóźnieniami w podejmowaniu decyzji czy akceptacji dokumentów. Dla firmy IT oznacza to trudności w utrzymaniu harmonogramu i zwiększone ryzyko przekroczenia budżetu.

Przykład: klient notorycznie spóźnia się z dostarczeniem kluczowych decyzji lub danych, zmuszając wykonawcę do wstrzymania prac i zmiany harmonogramu. Dodatkowo brak zaangażowania klienta w testowanie i odbiór projektu powoduje, że finalny produkt nie spełnia jego oczekiwań, co prowadzi do konieczności wprowadzenia kolejnych poprawek. 

Rozwiązanie: należy ustalić jasne oczekiwania z klientem podczas rozpoczęcia projektu. Zdefiniować jego obowiązki i uzgodnić harmonogramy zatwierdzeń. Warto również regularnie komunikować się z klientem na temat postępów w projekcie, prosić o informacje zwrotne i angażować go w proces decyzyjny. Kluczowe jest budowanie relacji opartej na zaufaniu i wzajemnym zrozumieniu.

6. Brak transparentności

Jeśli klient nie przekazuje wykonawcy informacji o swoich problemach, obawach czy wewnętrznych konfliktach, może tym samym znacznie skomplikować realizację projektu. Z kolei wykonawca, nie znając pełnego kontekstu, może podejmować błędne decyzje.

Przykład: klient ukrywa przed wykonawcą informację o problemach finansowych, które finalnie ograniczają możliwości finansowania projektu. W rezultacie wykonawca nieświadomy ryzyka kontynuuje prace w nieokrojonym kształcie — gdy problemy finansowe klienta wychodzą na jaw, projekt jest opóźniony, a relacje między stronami ulegają znacznemu pogorszeniu.

Rozwiązanie: otwarta komunikacja to podstawa. Klient powinien dzielić się z wykonawcą wszelkimi informacjami, które mogą mieć wpływ na projekt. Wspólnymi siłami można renegocjować zakres projektu lub metody finansowania. 

7. Brak MVP (Minimum Viable Product)

Czasami klienci upierają się przy stworzeniu bardzo rozbudowanego produktu, zamiast w pierwszym kroku skupić się na MVP, czyli wersji minimalnej, która działa i może być testowana przez użytkowników. Takie podejście często prowadzi do wydłużenia czasu realizacji projektu i zwiększa ryzyko, że produkt nie zostanie pozytywnie przyjęty przez rynek.

Przykład: klient zamawia stworzenie rozbudowanej platformy e-commerce, z wieloma funkcjami, takimi jak np. integracja z systemami płatności, obsługa klienta, system rekomendacji produktów i wiele innych. Brak wersji MVP sprawia, że zespół, zamiast skupić się na kluczowych funkcjach, traci czas na rozwijanie mniej istotnych elementów, co opóźnia wprowadzenie produktu na rynek.

Rozwiązanie: warto przekonać klienta do zastosowania podejścia MVP. Wystarczy wyjaśnić, że wersja minimalna produktu pozwoli na szybsze wprowadzenie produktu na rynek, zebranie feedbacku od użytkowników i dalszy rozwój produktu w oparciu o te informacje.

Wyzwania po stronie wykonawcy (dostawcy)

Firmy IT, mimo wielu lat doświadczenia oraz setek zrealizowanych projektów, czasami nie mogą się ustrzec prostych błędów. które finalnie spowalniają tempo prac.

1. Ograniczenia zasobowe

Ograniczona dostępność do wykwalifikowanego personelu może znacząco wpłynąć na harmonogram projektu. Brak specjalistów dziedzinowych sprawia, że wykonawca może być zmuszony do angażowania mniej doświadczonych pracowników, co prowadzi do spowolnienia prac.

Przykład: z powodu braków kadrowych wykonawca przydziela zespół juniorów do kompleksowego projektu. W rezultacie postęp prac jest wolniejszy, a dodatkowe błędy wymagają poprawek, co generuje kolejne opóźnienia.

Rozwiązanie: już w fazie przedprojektowej należy starannie zaplanować alokację zasobów. Warto upewnić się, że wykwalifikowany personel jest dostępny, uwzględniając przy tym rezerwy w budżecie na wypadek nieprzewidzianych sytuacji, takich jak rotacja pracowników. Rozważmy również outsourcing niektórych zadań, jeśli jest to ekonomicznie uzasadnione.

2. Problemy z komunikacją

Nieefektywne spotkania oraz brak jednolitych i dostępnych dla wszystkich interesariuszy kanałów komunikacji mogą utrudniać wymianę informacji i podejmowanie decyzji.

Przykład: wykonawca w trakcie trwania projektu do końca nie wyjaśnia klientowi dodatkowych kosztów, co powoduje spadek zaufania i pogorszenie się relacji między klientem a firmą IT.

Rozwiązanie: efektywna komunikacja z klientem, obejmująca regularne raportowanie postępów projektu i spotkania, skutecznie wyrównuje stan wiedzy po obu stronach. W takiej sytuacji project manager może okazać się nieocenionym wsparciem. Dobrze dobrana osoba na tym stanowisku zapewnia klarowną komunikację, dzięki czemu wszyscy interesariusze jasno rozumieją swoje zadania i obowiązki.

3. Problematyczny onboarding

Gdy onboarding przebiega chaotycznie, może to skutkować dezorganizacją i niskim poziomem efektywności w trakcie trwania całego projektu. Brak przejrzystego harmonogramu, połowiczne wprowadzenie programistów do zespołu projektowego oraz brak jasnych ustaleń dotyczących kolejnych etapów zwykle prowadzą do napięć pomiędzy klientem a wykonawcą.

Przykład: po podpisaniu kontraktu wykonawca zwleka z przedstawieniem swojego zespołu projektowego, co wywołuje u klienta wątpliwości co do jego profesjonalizmu i zaangażowania w realizację projektu.

Rozwiązanie: onboarding powinien rozpocząć się natychmiast po zawarciu umowy. Klient musi otrzymać klarowny plan dalszych działań, a wykonawca powinien niezwłocznie zaprezentować zespół projektowy. Dodatkowo warto przygotować materiały informacyjne, które pozwolą klientowi lepiej zrozumieć specyfikę projektu i obowiązujące zasady.

4. Wyzwania techniczne

Wdrażanie skomplikowanych technologii lub praca z nieznanymi systemami mogą powodować nieprzewidziane trudności. Jeśli wykonawca nie ma doświadczenia w danej technologii, może napotkać istotne bariery wymagające dodatkowych zasobów i czasu na ich rozwiązanie.

Przykład: podczas integracji nowego oprogramowania z przestarzałym systemem klienta pojawiają się poważne problemy z kompatybilnością, co wymusza dodatkowe prace rozwojowe i wydłuża czas testowania.

Rozwiązanie: przed rozpoczęciem projektu warto przeprowadzić szczegółową analizę stacku technologicznego. Należy zidentyfikować potencjalne ryzyka oraz zapewnić zespołowi odpowiednie szkolenia, jeśli pracuje z nowymi technologiami. W razie potrzeby warto także skorzystać ze wsparcia ekspertów zewnętrznych, co może zapobiec kosztownym opóźnieniom.

5. Brak zaangażowania ze strony wykonawcy

Jeśli wykonawca nie przeznacza wystarczających zasobów lub nie traktuje projektu priorytetowo, jego postępy mogą być spowolnione. Przeciążenie wieloma projektami naraz skutkuje trudnościami w dotrzymywaniu terminów i ograniczoną responsywnością na potrzeby klienta.

Przykład: wykonawca prowadzi jednocześnie kilka projektów, przez co czas reakcji na zgłoszenia klienta znacząco się wydłuża, a ustalone terminy nie są dotrzymywane.

Rozwiązanie: należy zadbać o to, aby wykonawca odpowiednio zarządzał zasobami oraz ustalił jasny harmonogram prac. Regularne spotkania kontrolne oraz bieżące aktualizacje statusu projektu pomogą utrzymać go na właściwych torach. Warto także zawrzeć w umowie klauzule dotyczące kar za ewentualne opóźnienia czy brak zaangażowania.

Jak wykryć opóźnienia na wczesnym etapie realizacji projektu IT?

Wczesna identyfikacja problemów w harmonogramie jest kluczowa dla ich skutecznego rozwiązania. Im szybciej wykryjemy potencjalne zagrożenia, tym większa szansa na wdrożenie działań naprawczych. Poniżej przedstawiamy poszlaki, które mogą wskazywać, że opóźnienia czają się tuż za rogiem:

• Spadek velocity zespołu: jeśli tempo pracy zespołu spada poniżej 80% założonej wartości, warto przeanalizować przyczyny i podjąć odpowiednie kroki.
• Niewystarczająca liczba ukończonych “story points”: może to oznaczać błędne oszacowanie pracochłonności zadań lub trudności, które utrudniają efektywną realizację projektu.
• Nietypowe wzorce na wykresie “sprint burndown”: nagłe skoki w ilości pracy lub brak stopniowego postępu mogą wskazywać na trudności organizacyjne lub techniczne.
• Przenoszenie zadań między sprintami: częste przesuwanie zadań do kolejnych iteracji może świadczyć o problemach z planowaniem lub pojawianiu się nieprzewidzianych blokad.
• Spadek jakości dostarczanych rozwiązań: może wynikać z przeciążenia zespołu, braku wymaganych kompetencji lub problemów w komunikacji.
• Wzrost liczby defektów w testach: to sygnał, że występują problemy z kodem, testowaniem lub kontrolą jakości.
• Wydłużający się czas naprawy błędów: jeśli poprawki zajmują coraz więcej czasu, może to oznaczać rosnącą złożoność kodu i problemy z jego utrzymaniem.
• Rosnący dług technologiczny: odkładanie kluczowych decyzji projektowych lub pomijanie istotnych aspektów technicznych może skutkować przyszłymi problemami i opóźnieniami.
• Opóźnienia w otrzymywaniu feedbacku: jeśli klient lub interesariusze zwlekają z przekazywaniem opinii, może to utrudniać sprawne podejmowanie decyzji.
• Brak obecności lub regularności w pojawianiu się kluczowych osób na spotkaniach mogą oznaczać brak zaangażowania lub problemy z komunikacją
• Brak decyzyjności w krytycznych momentach: może to prowadzić do impasu i dalszych opóźnień.
• Zmiany wymagań bez formalnego “change request”: wprowadzanie modyfikacji poza kontrolowanym procesem może powodować chaos w zarządzaniu zakresem projektu.
• Wysoka rotacja kluczowych interesariuszy: częste zmiany osób odpowiedzialnych za projekt mogą prowadzić do utraty wiedzy i spowolnienia prac.

Kluczowe wnioski — konsekwencje nieefektywnego zarządzania projektami IT

Opóźnienia w projektach mogą mieć poważne konsekwencje zarówno dla klienta, jak i wykonawcy. Kluczowe jest ich szybkie wykrycie oraz wdrażanie skutecznych działań naprawczych. Aby zminimalizować ryzyko, konieczna jest transparentna komunikacja, ścisła współpraca i partnerskie podejście obu stron. Regularna wymiana informacji, precyzyjne planowanie i odpowiednie zarządzanie zasobami to fundamenty skutecznej realizacji projektów.

FAQ

Jakie są najczęstsze przyczyny opóźnień projektów informatycznych?

Przyczyny opóźnień w projektach IT mogą wynikać z niewłaściwego zarządzania projektami, zarówno po stronie klienta jak i ze strony dostawcy. Często spotykana przyczyna opóźnień leży w braku jasno określonego zakresu prac i źle zoptymalizowanego harmonogramu.

Jakie błędy popełniają kierownicy projektów podczas zarządzania projektami?

Brak wiedzy technicznej oraz odpowiedzialności wśród kierowników projektów przekładają się na sytuację, w której często przeceniają oni możliwości zespołu projektowego i nie doszacowują budżetu oraz czasu potrzebnego na realizację. 

Jak unikać opóźnień w projektach IT?

Skuteczne zarządzanie projektami IT wymaga precyzyjnego planowania, stałej komunikacji. Obie strony muszą się wykazać spójnym podejściem do zmian dotyczących harmonogramu. Kluczowe jest także monitorowanie postępów na każdym etapie i szybkie reagowanie na pojawiające się ryzyka.

Jakie znaczenie ma zespół projektowy w realizacji projektów IT?

Silny zespół projektowy to fundament sukcesu każdego projektu IT. Brak specjalistów dziedzinowych może powodować wieczne opóźnienie, a nawet fiasko projektu. Silny zespół składający się z doświadczonych, kompetentnych specjalistów przeszkolonych w zakresie zarządzania projektami, to klucz do sukcesu każdego przedsięwzięcia.

Jakie są konsekwencje opóźnień w projektach?

Opóźnienia w projektach prowadzą do przekroczenia limitów w budżecie, utraty zaufania na linii klient wykonawca, a także obniżenia morale zespołu. Dodatkowo mogą negatywnie wpływać na konkurencyjność firmy i jej pozycję w branży IT.

Jak poprawić współpracę na linii klient wykonawca w trakcie projektu IT?

Obie strony powinny zaangażować się w realizację wspólnych celów oraz efektywne zarządzanie projektami. W trakcie współpracy, kiedy wiadomo, że coś się nie układa, warto zrobić przegląd postępów. Być może narzędzia komunikacji nie zostały dobrze dostosowane, brakuje specjalistów dziedzinowych, albo zakres prac nie został precyzyjnie określony na samym początku. W takiej sytuacji warto przeanalizować harmonogram, zebrać dane dotyczące dotychczasowych działań i na ich podstawie podjąć decyzję, co poprawić. Czasem wystarczy jedna, kluczowa zmiana, by projekt wrócił na właściwe tory i zakończył się sukcesem.

Jakie są największe wyzwania w realizacji projektu IT ?

Największe wyzwania w branży IT to dynamicznie zmieniające się wymagania, nieprecyzyjnie określony zakres, a także brak zasobów, co nieuchronnie prowadzi do przekroczenia harmonogramu. Dodatkowo, zarówno w małych jak i dużych projektach IT istotnym wyzwaniem jest skuteczna komunikacja między interesariuszami oraz zarządzanie ryzykiem. Na etapie sprzedaży oraz w trakcie realizacji osoby zarządzające muszą balansować między oczekiwaniami klienta a realnymi możliwościami zespołu. Brak odpowiedniego planowania i elastyczności w zarządzaniu projektami często prowadzi do nieprzewidzianych opóźnień i zwiększenia kosztów.

Artykuły na tym blogu tworzy zespół ekspertów specjalizujących się w AI, rozwoju aplikacji webowych i mobilnych, doradztwie technicznym oraz projektowaniu produktów cyfrowych. Naszym celem nie jest marketing, a dostarczanie wartościowych materiałów edukacyjnych.