Outsourcing IT - Jak wybrać najlepszy model współpracy z firmą IT?

Solidny research to podstawa, zwłaszcza przy wyborze modelu współpracy z firmą IT. Decyzja o konkretnym typie outsourcingu może bowiem przesądzić o sukcesie finansowym projektu lub przyczynić się do jego porażki. Dobra wiadomość jest taka, że wykonaliśmy ten research za naszych czytelników. W tym wpisie blogowym przedstawiamy przegląd trzech najpopularniejszych modeli outsourcingu IT, takich jak body leasing, team augmentation oraz project-based. Szczegółowo opisaliśmy każdy z nich, dodając praktyczne wskazówki. Na końcu przygotowaliśmy także przegląd sytuacji outsourcingu IT w Polsce.

Skuteczna współpraca zespołowa – klucz do sukcesu

Dlaczego odpowiednia organizacja pracy jest tak ważna? Brak jasno określonych zasad prowadzi bowiem do znacznego spadku efektywności, co negatywnie wpływa na realizację celów projektu. Nieprawidłowe zarządzanie zasobami skutkuje m.in. powielaniem pracy czy opóźnieniami.

Wszystko to nieuchronnie prowadzi do przekroczenia budżetu i niedotrzymania terminów. Dodatkowo, jeśli w krytycznych momentach zabraknie specjalistycznej wiedzy, zwykle kończy się to znaczącym spowolnieniem rozwoju firmy i mniejszą innowacyjnością.

Outsourcing IT – struktura i przejrzystość współpracy

Modele outsourcingu IT określają zakres współpracy między firmą a zewnętrznymi specjalistami. Odpowiednio dobrane rozwiązanie zwiększa efektywność projektu, pozwalając przy okazji uniknąć nieporozumień.

Na wybór konkretnej usługi outsourcingu powinniśmy patrzeć w sposób strategiczny, ponieważ ma on wpływ na zakres kontroli nad projektem czy np. poziom integracji z zespołem zewnętrznym. W trakcie podejmowania decyzji powinniśmy więc uwzględnić złożoność projektu, wymagania względem kompetencji, budżet oraz terminy realizacji.

Outsourcing IT: 3 modele

Firmy korzystające z outsourcingu IT zazwyczaj wybierają jeden z trzech modeli współpracy:

• Project-based (outsourcing projektowy) – kompleksowe usługi informatyczne polegające na pełnej realizacji projektu przez zewnętrzny zespół.
• Body leasing – (leasing specjalistów) elastyczne zatrudnienie wysoko wykwalifikowanych specjalistów IT na określony czas.
• Team augmentation (powiększanie zespołu) – obsługa informatyczna firm polegająca na wzmocnieniu istniejącego zespołu poprzez dodanie zewnętrznych ekspertów, którzy traktowani są jako strategiczne wsparcie i uzupełnienie brakujących kompetencji.

Project-based, czyli outsourcing projektowy

Model outsourcingu projektowego oznacza, że zewnętrzny dostawca usługi outsourcingu IT bierze pełną odpowiedzialność za dostarczenie kompletnego rozwiązania. Podejście to, często określane jako outsourcing IT „pod klucz” lub „A-Z”, eliminuje konieczność zarządzania procesem rozwoju oprogramowania po stronie klienta.

W tym przypadku nasza rola ogranicza się do określenia zakresu projektu, budżetu oraz harmonogramu. Po zakończeniu tej fazy zewnętrzny zespół przechodzi do projektowania, implementacji, testowania i wdrożenia.

W takim modelu usługi outsourcingu możemy zdecydować się na dwa typy rozliczeń: fixed price lub time & materials. Pierwszy z nich będzie dobrym wyborem, jeśli zależy nam na przewidywalności kosztów. Natomiast jeśli kluczowa jest elastyczność, bardziej odpowiedni będzie model time & materials, w którym płacimy za rzeczywiste godziny pracy specjalistów.

Outsourcing informatyczny typu project-based posiada wiele zalet. Niewątpliwie największą z nich jest dostęp do wyspecjalizowanej wiedzy bez konieczności codziennego nadzorowania pracy zewnętrznych specjalistów. Dostawcy usług realizują projekt w oparciu o sprawdzone procesy, najlepsze praktyki i wiedzę technologiczną.

Model ten sprawdzi się szczególnie w przypadku budowy rozwiązań typu proof-of-concept (PoC), minimum viable product (MVP) oraz dedykowanych aplikacji dla firm.

Warto jednak pamiętać o wyzwaniach związanych z projektami rozliczanymi w modelu fixed-price. Nieprecyzyjne wymagania początkowe w tym przypadku mogą prowadzić do nieporozumień. Ograniczone zaangażowanie klienta w trakcie realizacji projektu może też skutkować produktem końcowym, który nie spełni naszych wszystkich oczekiwań.

Aby temu zapobiec, kluczowe jest dokładne określenie wymagań od samego początku oraz utrzymanie regularnej komunikacji z zewnętrznym zespołem odpowiedzialnym za rozwój oprogramowania.

Zachęcamy do zapoznania się z artykułem Jak skutecznie zarządzać zewnętrznym software housem w branży fintech, który pogłębia wiedzę na temat współpracy z zewnętrznym dostawcą.

Body leasing – szybki dostęp do specjalistów IT

Body leasing pozwala na czasowe zatrudnienie zewnętrznych specjalistów IT bez konieczności wiązania się z nimi długoterminowymi umowami. Taki outsourcing informatyczny to idealne rozwiązanie, szczególnie gdy brakuje nam wewnętrznych kompetencji, a projekt wymaga natychmiastowego wsparcia programistów, inżynierów danych czy ekspertów ds. cyberbezpieczeństwa – np. podczas zwiększonego obłożenia pracą naszego wewnętrznego zespołu.

Model funkcjonujący na zasadzie „tap on/tap off” przekłada się na elastyczność w doborze zasobów, które można skalować w cyklach tygodniowych lub dwutygodniowych. Szybka wymiana specjalistów zapewnia ciągłość pracy i wysoką efektywność.

Mimo licznych zalet outsourcing informatyczny typu body leasing posiada kilka obszarów wymagających naszej szczególnej uwagi. W tym momencie mówimy o integracji „leasingowanych” specjalistów z wewnętrznymi zespołami czy utrzymaniu wewnętrznego know-how po zakończeniu współpracy.

Chcąc zmaksymalizować korzyści, należy wdrożyć ustrukturyzowany proces onboardingu, jasno określić oczekiwania i zadbać o efektywną komunikację.

Team augmentation – wzmocnienie zespołu wewnętrznego

Team augmentation, czyli powiększanie zespołu, to outsourcing informatyczny polegający na włączeniu zewnętrznych ekspertów do istniejącego zespołu. Takie rozwiązanie pozwala na zwiększenie potencjału firmy przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad realizacją projektu.

W przeciwieństwie do body leasingu, który jest zazwyczaj krótkoterminowym rozwiązaniem, team augmentation sprzyja długofalowej współpracy.

Pomimo wielu korzyści model ten może również wiązać się z ryzykiem. Niewystarczający onboarding czasami prowadzi do problemów z integracją, co negatywnie wpływa na efektywność współpracy. Ponadto nadmierne poleganie na zewnętrznych specjalistach może zahamować rozwój wewnętrznych kompetencji i uzależnić firmę od dostawcy usług.

Aby tego uniknąć, musimy zadbać o odpowiedni transfer wiedzy i płynną integrację nowych ekspertów z zespołem.

Outsourcing informatyczny w Polsce

Polska uznawana jest za jedno z najlepszych miejsc do outsourcingu usług IT. Łączy w sobie bowiem dostęp do wysoko wykwalifikowanych specjalistów, konkurencyjne stawki oraz sprzyjające otoczenie biznesowe. Fakt, że w Polsce pracuje 400 tys. programistów, sprawia, że jest to największy rynek deweloperów IT w Europie Środkowo-Wschodniej.

Dodatkowo Polska jest jednym z najbezpieczniejszych kierunków outsourcingowych. Według International IP Index uzyskała wynik 70,74%, co świadczy o wysokim poziomie ochrony własności intelektualnej i bezpieczeństwie danych.

Co więcej, polscy programiści regularnie zajmują czołowe miejsca w międzynarodowych konkursach programistycznych, a ich dobra znajomość języka angielskiego ułatwia współpracę z zagranicznymi klientami.

Dodatkowym atutem jest strategiczne położenie geograficzne, idealne dla klientów z Europy Zachodniej. Przykład? Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której rano uczestniczymy w stacjonarnym spotkaniu w Gdańsku, a wieczorem wracamy do domu. Z oczywistych względów byłoby to znacznie trudniejsze, a nawet niemożliwe, w przypadku outsourcingu offshore.

Na koniec warto wspomnieć o prognozach, które wyraźnie wskazują, że wartość polskiego rynku outsourcingu IT będzie nadal rosła, osiągając 5,38 miliarda dolarów do 2029 roku. Wszystko to sprawia, że dobre kontakty z polskimi wykonawcami mogą okazać się dla zagranicznych klientów bardzo korzystne.

Outsourcing IT – podsumowanie

Wybór między modelami project-based, body leasing a augmented team wymaga uwzględnienia wielu czynników. Każdy z tych modeli ma swoje zalety i najlepiej sprawdza się w określonych scenariuszach:

• Project-based to idealne rozwiązanie dla w pełni outsourcingowych projektów o jasno określonych celach.
• Body leasing sprawdzi się, gdy kluczowa jest elastyczność w zarządzaniu zasobami.
• Team augmentation pozwala wzmocnić wewnętrzne kompetencje poprzez zaangażowanie zewnętrznych ekspertów.

Bez względu na to, który model najlepiej odpowiada naszym potrzebom, polskie firmy posiadają duże doświadczenie w świadczeniu outsourcingu. Zapewniają dostęp do najlepszych specjalistów, a odpowiednie dopasowanie modelu outsourcingowego do strategii biznesowej pozwala klientom jeszcze skuteczniej optymalizować zasoby i wdrażać innowacyjne systemy informatyczne.

FAQ

Czym jest outsourcing IT?

Usługa outsourcingu informatycznego to sposób współpracy firm z zewnętrznym partnerem, który wspiera lub całościowo realizuje rozwój oprogramowania. Outsourcing informatyczny pozwala firmom obniżyć koszty, przyspieszyć realizację projektów oraz wzmacniać kompetencje w kluczowych aspektach działalności.

Ile mamy rodzajów outsourcingu IT?

• Project-based – dostawca outsourcingowy, oferując kompleksową obsługę, zarządza całym projektem od A do Z.
• Body leasing IT – firma wynajmuje specjalistów IT na krótki lub średni okres.
• IT staff augmentation – zewnętrzni eksperci dołączają do wewnętrznego zespołu, z myślą o długoterminowej współpracy.

Jakie usługi można zlecić w ramach outsourcingu IT?

• Utrzymanie infrastruktury IT;
• Budowa aplikacji biznesowych (webowych i mobilnych);
• Budowa infrastruktury informatycznej;
• Wsparcie informatyczne w zakresie utrzymania;
• Administracja serwerami;
• Zarządzanie systemami informatycznymi;
• Profesjonalne usługi konsultingowe;
• Zarządzanie bazami danych;
• Cyberbezpieczeństwo zapewniające bezpieczeństwo danych;
• Migracja do chmury i zarządzanie chmurą;
• ….oraz wiele innych.

Speednet posiada wiele kompleksowych usług outsourcingu IT w swoim portfolio. Opis wszystkich znajdziecie na naszej stronie internetowej w zakładce Usługi.

Jakie są główne zalety outsourcingu project-based?

Outsourcing informatyczny w modelu project-based to najlepsze rozwiązanie, gdy potrzebujesz:

• Kompleksowej obsługi informatycznej;
• Zewnętrznego, niezależnego zespołu, który całościowo realizuje projekt;
• Minimalnego nadzoru nad realizowaniem zadań.

Ten typ usługi outsourcingu IT zapewnia przewidywalny budżet i szybką realizację, dlatego jest preferowany przez firmy, które nie mają w pełni rozwiniętego działu IT.

Czym różni się body leasing od IT staff augmentation?

• Body Leasing – firma potrzebująca specjalistycznej wiedzy tymczasowo zatrudnia specjalistów IT na krótki lub średni okres, bez długoterminowych zobowiązań;
• Staff Augmentation – eksperci zewnętrzni dołączają do wewnętrznego zespołu firmy jako wzmocnienie kompetencji w wybranych obszarach.

Jakie są różnice między outsourcingiem onshore, nearshore i offshore?

• Outsourcing IT onshore – dostawca usług działa w tym samym kraju;
• Outsourcing IT nearshore – współpraca z zespołami w krajach sąsiednich, o zbliżonej strefie czasowej i kulturze;
• Outsourcing IT offshore – współpraca z zespołami w odległych lokalizacjach, często w celu obniżenia kosztów.

Jakie są ryzyka związane z outsourcingiem IT?

• Bariery komunikacyjne i różnice kulturowe, szczególnie w outsourcingu offshore;
• Problemy z kontrolą jakości u dostawców usług;
• Zależność od zewnętrznego dostawcy.

Jak zapewnić sukces w outsourcingu IT?

• Określ wymagania projektowe;
• Wybierz odpowiedni model outsourcingu dopasowany do swoich potrzeb;
• Postaw na efektywną komunikację.

Jakie są benefity korzystania z outsourcingu?

• Redukcja kosztów operacyjnych dzięki optymalizacji zasobów;
• Szybsza realizacja projektów dzięki dostępowi do doświadczonych specjalistów;
• Skalowalność usług, umożliwiająca elastyczne dostosowanie do potrzeb biznesu;
• Minimalizacja ryzyka związanego z zatrudnianiem i szkoleniem pracowników;
• Wsparcie informatyczne zapewniające ciągłość działania systemów;
• Pomoc techniczna, eliminująca konieczność inwestowania we własny zespół wewnętrzny;
• Przewaga konkurencyjna dzięki dostępowi do ekspertów i nowoczesnych technologii;
• Efektywne rozwiązania dostosowane do potrzeb firmy;
• Dostarczenie know-how oraz najnowszych technologii;
• Niezbędne narzędzie do optymalizacji procesów biznesowych;
• Indywidualne podejście, gwarantujące dopasowanie usług do specyfiki organizacji.

Jakie czynniki warto wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy outsourcingu IT?

• Ekspertyza – doświadczenie w bankowości, fintechu, płatnościach, AI i analizie danych;
• Zgodność z regulacjami – znajomość przepisów takich jak GDPR, PSD2, AML, KYC;
• Bezpieczeństwo usług informatycznych – silne szyfrowanie, kontrola dostępu i regularne audyty;
• Doświadczenie w dziedzinie IT – case study i rekomendacje klientów;
• Współpraca zgodna z Agile – elastyczność i efektywność w zarządzaniu projektami;
• Wsparcie techniczne – SLA;
• Ceny – elastyczność modeli finansowania, dopasowanych do projektu;
• Skalowalność – dostosowywanie się do nowych warunków biznesowych.

Artykuły na tym blogu tworzy zespół ekspertów specjalizujących się w AI, rozwoju aplikacji webowych i mobilnych, doradztwie technicznym oraz projektowaniu produktów cyfrowych. Naszym celem nie jest marketing, a dostarczanie wartościowych materiałów edukacyjnych.