Klauzula rekrutacyjna
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Speednet (dalej: „Spółka”)
Dla kandydatów do zatrudnienia i kandydatów na praktykantów.
Ten dokument ma na celu przedstawienie informacji wyjaśniających przyjęte w Spółce zasady przetwarzania danych osobowych. Z poniższego tekstu dowiesz się m.in. dla jakich celów i jak długo Spółka przetwarza lub będzie przetwarzała Twoje dane osobowe. Dowiesz się, jakie kategorie podmiotów mogą mieć dostęp do Twoich danych osobowych, a także z jakich praw możesz skorzystać w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Zakres przekazywanych informacji odpowiada wymogom wynikającym z unijnych przepisów o ochronie danych osobowych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego także ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (dalej: „Rozporządzenie”).
Administrator, Inspektor Ochrony Danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest „SPEEDNET” sp. z o.o. z siedzibą w (80-309) Gdańsku, al. Grunwaldzka 472C, NIP: 5862208698, REGON: 220540536, KRS: 0000295602, www.speednet.pl. Możesz skontaktować się z nami przez adres e-mail privacy@speednet.pl lub listownie na adres siedziby Spółki.
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem powinieneś się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych za pomocą adresu e-mail privacy@speednet.pl.
W jakim celu i jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?
Spółka zapewnia, że przetwarza Twoje dane osobowe wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich po zakończeniu okresów przetwarzania wskazanych poniżej.
| Cel | Podstawa prawna | Okres przetwarzania |
|---|---|---|
| Prowadzenie procesu rekrutacyjnego oraz podjęcie działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy cywilnoprawnej – w zakresie danych niezbędnych do oceny kompetencji, kwalifikacji i doświadczenia zawodowego kandydata (w szczególności imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia), w tym przedstawienia kandydatury podmiotom współpracującym ze Spółką, jeżeli jest to element procesu rekrutacyjnego, oraz przeprowadzenia rozmowy lub innej formy weryfikacji. | art. 6 ust. 1 lit. b) RODO | Do zakończenia procesu rekrutacyjnego i podjęcia decyzji w sprawie nawiązania współpracy. |
| Prowadzenie procesu rekrutacyjnego w celu zawarcia umowy o pracę oraz realizacja obowiązków prawnych ciążących na Spółce – w zakresie danych osobowych wskazanych w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy. | art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami prawa pracy | Do zakończenia procesu rekrutacyjnego. |
| Wypełnianie obowiązków oraz wykonywanie szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej – w zakresie danych dotyczących niepełnosprawności, jeżeli kandydat przekaże je z własnej inicjatywy w toku rekrutacji. | art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w związku z przepisami ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych | Do zakończenia procesu rekrutacyjnego. |
| Umożliwienie udziału podmiotów trzecich współpracujących ze Spółką w procesie rekrutacyjnym, w szczególności w zakresie zapoznania się z profilem zawodowym kandydata, weryfikacji jego kompetencji lub przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej – jeżeli charakter planowanej współpracy lub realizacji usług uzasadnia udział takich podmiotów. | art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – jako przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy | Do zakończenia procesu rekrutacyjnego, w tym dokonania weryfikacji przez podmioty trzecie. |
| Przetwarzanie danych osobowych na podstawie udzielonej zgody – w zakresie danych przekazanych przez kandydata dobrowolnie, innych niż dane wymagane przepisami prawa, a w przypadku danych szczególnej kategorii – również na podstawie wyraźnej zgody. | art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, a w razie udostępnienia danych szczególnej kategorii - art. 9 ust. 2 lit. a) RODO | Do cofnięcia zgody lub zakończenia procesu rekrutacyjnego. |
| Uwzględnianie kandydatury w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Spółkę, w tym przetwarzanie danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych oraz innych informacji zgromadzonych podczas procesów rekrutacyjnych. | art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, a w razie udostępnienia danych szczególnej kategorii - art. 9 ust. 2 lit. a) RODO | Do czasu odwołania zgody lub ustania celu w jakim została udzielona, jednak nie dłużej niż przez okres 24 miesięcy liczonych od dnia przesłania aplikacji. |
| Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki: Weryfikacja kwalifikacji i umiejętności kandydatów do pracy w celu wybrania odpowiedniej osoby na stanowisko, na które jest prowadzona rekrutacja – w zakresie danych osobowych zebranych podczas rozmowy rekrutacyjnej oraz wyników ewentualnych testów kwalifikacyjnych. Archiwizacja danych po zakończonym procesie rekrutacji lub po odwołaniu zgody na przetwarzanie danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych – w celach dowodowych dla ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń. Prowadzenie zestawień, analiz i wewnętrznych raportów o charakterze statystycznym. Przy ocenie uzasadnienia tych celów Spółka bierze pod uwagę czy Twoje interesy, prawa lub wolności nie mają nadrzędnego charakteru nad prawnie uzasadnionymi interesami Spółki. | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO | Do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń lub wniesienia skutecznego sprzeciwu, a w przypadku sporu – do jego prawomocnego zakończenia. |
| Obsługa żądań osób, których dane dotyczą, oraz dokumentowanie sposobu ich realizacji – w zakresie niezbędnym do obsługi i dokumentowania żądań dotyczących realizacji praw przysługujących na podstawie RODO, w celu wykazania, że żądanie zostało prawidłowo rozpatrzone i zrealizowane. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie niezbędnym do wykazania prawidłowej realizacji obowiązków Spółki oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. | Przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, zgodnie z przyjętymi przez Spółkę zasadami retencji. |
Skąd pozyskujemy Twoje dane osobowe?
Spółka przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od Ciebie, w szczególności przekazane w dokumentach aplikacyjnych, formularzach rekrutacyjnych lub w toku procesu rekrutacyjnego, w tym podczas rozmów kwalifikacyjnych.
Podanie danych osobowych w zakresie: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacyjnym i podjęcia przez Spółkę działań zmierzających do zawarcia umowy lub nawiązania współpracy. Niepodanie tych danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury.
Podanie pozostałych danych osobowych jest dobrowolne. Ich niepodanie nie będzie miało negatywnego wpływu na przebieg procesu rekrutacyjnego, o ile dane te nie są niezbędne do realizacji danego celu przetwarzania.
W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane na podstawie odrębnie udzielonej zgody, przysługuje Ci prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed jej cofnięciem.
W niektórych przypadkach Spółka może otrzymywać dane osobowe również z innych źródeł, w szczególności od podmiotów świadczących usługi rekrutacyjne, podmiotów współpracujących ze Spółką, osób polecających kandydatów lub z publicznie dostępnych źródeł.
Komu Twoje dane mogą być ujawniane?
Dostęp do Twoich danych osobowych w strukturze organizacyjnej Spółki mają wyłącznie osoby upoważnione i tylko w niezbędnym zakresie. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być również podmioty zewnętrzne, w szczególności:
- organy publiczne lub podmioty uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, np. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Państwowa Inspekcja Pracy;
- podmioty, którym Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartych umów, w szczególności dostawcy usług technicznych, organizacyjnych i teleinformatycznych, dostawcy systemów rekrutacyjnych, firmy świadczące usługi wsparcia kadrowego, agencje rekrutacyjne, dostawcy narzędzi do weryfikacji kompetencji,
- podmioty współpracujące ze Spółką, w tym jej klienci lub kontrahenci, jeżeli udział takich podmiotów w procesie rekrutacyjnym jest uzasadniony charakterem planowanej współpracy lub realizacji usług - w takim przypadku dane kandydata mogą zostać udostępnione tym podmiotom w celu oceny kandydatury przed podjęciem decyzji o nawiązaniu współpracy, a podmioty te przetwarzają dane osobowe jako odrębni administratorzy; Przed udostępnieniem danych osobowych konkretnemu klientowi lub innemu podmiotowi będącemu odrębnym administratorem Spółka przekazuje kandydatowi informacje dotyczące tego podmiotu oraz celu i zakresu udostępnienia, o ile jest to wymagane przepisami RODO.
- podmioty świadczące usługi doradcze, audytowe lub prawne, operatorzy pocztowi oraz firmy kurierskie.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Co do zasady Twoje dane nie będą przekazywane poza obszar EOG. Jednakże w związku z korzystaniem przez Spółkę z narzędzi informatycznych, systemów rekrutacyjnych, rozwiązań chmurowych lub innych globalnych usług technologicznych, może dojść do przekazania danych osobowych poza EOG.
W takich przypadkach przekazywanie danych osobowych odbywa się wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności:
- do państw, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony,
- albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, z zastosowaniem odpowiednich środków zabezpieczających, a w razie potrzeby również dodatkowych środków ochrony.
Masz prawo do uzyskania informacji o stosowanych zabezpieczeniach, w tym do otrzymania kopii odpowiednich zabezpieczeń związanych z przekazywaniem danych poza EOG.
Realizacja praw osoby, której dane dotyczą
Na podstawie Rozporządzenia masz prawo do:
- dostępu do Twoich danych osobowych lub uzyskania ich kopii;
- sprostowania lub uzupełnienia Twoich danych;
- żądania usunięcia Twoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem;
- żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych;
- sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku przetwarzania ich w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki;
- otrzymania Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie oraz przenoszenia danych osobowych do innego administratora;
- niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu;
- cofnięcia udzielonych zgód na poszczególne cele przetwarzania.
Jeśli uznasz, że przetwarzanie przez Spółkę Twoich danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Decyzje podejmowane w sposób zautomatyzowany
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.